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18 astuces pour bien gérer son temps et autres conseils pour travailler efficacement

Rédacteur : Team Asana
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De nos jours, difficile de travailler sans s’interrompre d’une manière ou d’une autre : outils, notifications, e-mails, réseaux sociaux… Dans notre économie de l’attention devenue distraction, le désordre est maintenant la norme.

Il est quasiment impossible de se concentrer sur l’essentiel ou de déterminer si nous travaillons sur les bonnes tâches au bon moment. Nos objectifs de la journée sont vite oubliés face aux tâches prioritaires et autres messages semble-t-il urgents qui nous assaillent, sans compter le flot ininterrompu de notifications. Pour s’adapter à leurs volumes de travail, 80 % des travailleurs de la connaissance indiquent travailler avec leur boîte de réception et autres applications de communication ouvertes. De ce fait, les employés sont moins efficaces et ont tendance à passer à côté de certains messages et échéances, ou encore à ne pas agir en temps utile. 

Heureusement, la gestion du temps est là pour vous aider à reprendre la main sur vos heures de travail et à réfléchir plus attentivement à votre routine quotidienne. Vous en avez assez de laisser votre liste de tâches dicter tout votre emploi du temps ? Mettez en place des stratégies de gestion du travail de façon à établir vos priorités au quotidien et à vous concentrer sur les tâches les plus pertinentes.

Il n’y a pas qu’une seule bonne manière de gérer son temps. Toutefois, dans cet article, nous vous proposons 18 astuces, stratégies et actions à mettre en œuvre pour reprendre le contrôle sur vos tâches… et votre emploi du temps.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

Cette pratique consiste à gérer son travail dans le but de consacrer son temps aux tâches prévues. Une gestion efficace du travail vous permettra non seulement d’améliorer votre productivité, mais surtout de mieux hiérarchiser vos activités au fil de la journée. Vous aurez ainsi plus de temps pour vous détendre et prendre soin de vous.

Les avantages de la gestion du temps

Adopter de bonnes stratégies de gestion du temps peut vous aider à organiser et hiérarchiser vos tâches, pour :
  • Avoir la sensation d’avoir plus de temps dans la journée : en choisissant délibérément d’accorder du temps à telle ou telle activité, vous parviendrez très certainement à réduire le nombre de tâches superflues, à reprogrammer celles qui ne sont pas à terminer pour aujourd’hui et à travailler plus rapidement. Bien sûr, vous n’aurez pas plus de temps au sens propre, mais vous pourrez en faire plus au cours du même laps de temps disponible.
  • Établir des limites entre vie professionnelle et vie privée : mieux gérer son temps, cela ne signifie pas traquer la moindre once de productivité dont nous pouvons faire preuve au travail. Ces stratégies ont pour but de nous aider à terminer nos tâches importantes et à identifier celles qui peuvent être remises à demain. Faire la distinction entre le travail à réaliser dans l’immédiat et celui qui peut être reporté à plus tard vous permettra de bien différencier vos heures de travail de votre temps de repos.
  • Subir moins de stress : sans une gestion du temps efficace, nous avons souvent l’impression de ne pas avoir assez de temps pour travailler et de le perdre à courir dans tous les sens pour régler mille et un problèmes. À la clé ? Du stress inutile, voire un burnout. D’ailleurs, d’après L’Anatomie du travail, 71 % des travailleurs de la connaissance ont déclaré s’être sentis surmenés au moins une fois en 2020.
  • Améliorer sa productivité : de nombreuses astuces de gestion du temps peuvent nous aider à lutter contre la procrastination et donc à optimiser notre productivité. Mais ce n’est pas le seul avantage, puisqu’en identifiant vos principales priorités pour la journée, vous saurez aussi exactement ce sur quoi travailler tous les jours.
  • Perdre vos mauvaises habitudes : la procrastination pose problème à tout le monde. Pourtant, au fil du temps, nous prenons de plus en plus de mauvaises habitudes (oui, nous aussi !) qui nuisent à nos activités à forte valeur ajoutée. Mettre en place des stratégies de gestion du temps vous aidera à repérer ces habitudes néfastes et à les corriger.

6 stratégies de gestion du temps pour une meilleure productivité

L’un des meilleurs moyens de développer ses compétences en gestion du temps consiste à incorporer une stratégie éprouvée dans notre routine quotidienne. Ce type de stratégies nous aide à nous fixer des limites de temps, à nous concentrer sur une seule tâche à la fois et à reprendre la main sur la planification de notre journée.

1. Le « Timeboxing » ou gestion par blocs de temps

Le Timeboxing ou gestion par blocs de temps est une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs, qui consiste à réaliser son travail dans le cadre de blocs de temps définis. Elle est particulièrement efficace lorsque vous souhaitez gérer votre liste de tâches de façon proactive, sans toutefois avoir une idée précise du temps que prendra chacune.

Grâce à la gestion par blocs de temps, vous scindez les tâches volumineuses en de plus petits éléments, ce qui vous permet de traiter ces derniers dans un délai raisonnable. À chaque tâche correspond un bloc de temps, qui ne doit pas faire plus de trois heures. Mettons par exemple que vous ayez un article de blog à écrire. Dans ce cas, vous pourriez programmer un bloc de temps de deux heures pour en rédiger le plan. Après avoir fait une pause, vous pourrez repartir sur un bloc de temps de trois heures pour réaliser une première ébauche de l’article. Diviser le travail en plusieurs parties vous permettra d’avancer progressivement au fil des jours ou semaines.

2. Le « Time blocking » ou blocage du temps

Le Time blocking se rapproche du Timeboxing, à la différence près qu’au lieu de prévoir une certaine durée pour chaque tâche individuelle, vous prendrez l’habitude de bloquer des périodes de votre calendrier pour les consacrer à des tâches connexes. Gérer votre planning de cette manière vous permet de décomposer votre semaine de travail en plusieurs tranches horaires distinctes : travail sur les différents projets, communication avec les collègues, heures de pause, séances d’exercice, etc. Grâce à cette stratégie, vous pourrez vous concentrer sans interruption : l’idéal pour travailler dans les meilleures conditions et traiter le travail de fond.

Pour créer un bloc de temps, commencez déjà par définir vos priorités quotidiennes ou hebdomadaires. Vous n’aurez plus ensuite qu’à regrouper les tâches semblables au sein d’un même bloc de temps sur lequel vous pourrez travailler. Enfin, prévoyez des blocs de temps dédiés à une concentration intensive sur votre calendrier de façon à respecter le programme établi.

3. La technique Pomodoro

Tout comme le Timeboxing et le Time blocking, la technique Pomodoro vous aide à réaliser vos tâches dans un court laps de temps et à faire des pauses entre deux sessions de travail. Toute l’utilité de cette stratégie de gestion du temps réside dans sa propension à vous encourager activement à faire régulièrement des pauses, à la fois très bénéfiques pour votre motivation mais aussi pour votre cerveau. En effet, d’après plusieurs études, faire des pauses nous rendrait plus créatifs.

Pour appliquer la technique Pomodoro, vous devez disposer des éléments suivants : un minuteur, une liste de tâches triées par priorité et une fonctionnalité de mise en veille des notifications. Commencez par régler le minuteur sur 25 minutes, et essayez de consacrer exclusivement ce temps à une tâche donnée, sans consulter vos textos ou les réseaux sociaux si possible. Une fois le temps écoulé, faites une pause de cinq minutes. Dans l’idéal, mieux vaudrait la consacrer à une activité un minimum physique, par exemple faire des étirements ou aller chercher un en-cas. Mais vous pouvez aussi consulter vos différents appareils pour vérifier si vous avez reçu des messages importants pendant que vous vous atteliez à cette tâche.

Répétez l’opération à quatre reprises : travaillez 25 minutes et faites une pause de cinq minutes. Après la quatrième session, prenez une pause plus longue de 20 à 30 minutes.

4. La méthode « Eat the Frog » ou « Avalez le crapaud »

D’après les mots de Mark Twain, « Si vous devez avaler un crapaud, mieux vaut le faire le matin à la première heure ». La stratégie de gestion du temps Eat the Frog, ou « Avalez le crapaud » en français, s’inspire de cette citation pour vous encourager à vous attaquer aux tâches volumineuses et complexes avant de travailler sur les tâches moins urgentes ou importantes. C’est une stratégie très efficace si vous organisez vos journées en répartissant vos activités entre tâches quotidiennes habituelles et tâches prioritaires.

En appliquant cette méthode, vous aurez la certitude de traiter les tâches les plus importantes chaque jour. Pour mettre en place cette stratégie de gestion du temps, vous devez centraliser vos activités sur un même outil qui vous permet de les suivre et les hiérarchiser. Faites en sorte de relier vos tâches quotidiennes aux objectifs d’entreprise, et vous serez en mesure de mieux identifier les tâches à réaliser en priorité d’un jour sur l’autre. Une fois que vous aurez avalé le crapaud de la journée, vous pourrez vous pencher sur les autres tâches.

5. Le principe de Pareto (ou loi de Pareto)

Si vous n’avez pas beaucoup d’appétit à l’idée d’avaler un crapaud tous les matins, pourquoi ne pas tester la stratégie de Pareto ? Le principe de Pareto emprunte l’approche opposée à celle de la méthode « Avalez le crapaud » ; il vous encourage à vous débarrasser rapidement des petites tâches pour faire le plein de motivation en début de journée.

Également appelé « règle/loi des 80-20 », ce principe repose sur une règle fondamentale : nous consacrons 20 % de notre temps à accomplir 80 % du travail. Concrètement, parvenir à traiter ces 80 % de tâches suffisamment vite nous laisse donc davantage de temps au cours de notre journée de travail pour nous occuper des 20 % restants qui nous prendront 80 % du temps.

6. La méthode « Getting Things Done » (GTD) ou « Faire avancer les choses »

Inventée par David Allen au début des années 2000, la méthode Getting Things Done, ou « Faire avancer les choses » en français, préconise de faire la liste des tâches prévues à l’écrit au préalable. Une fois libre de ces considérations, plutôt que de vous appuyer sur des outils de gestion du travail, vous pourrez passer à l’action sans avoir à chercher quoi faire.

Pour mettre en pratique la méthode GTD, consignez toutes les tâches à venir au même endroit. Après avoir répertorié tout ce que vous avez à faire par écrit, triez et hiérarchisez les tâches. Par exemple, certaines pourraient ne plus être nécessaires (et être supprimées), d’autres pourraient être reportées à plus tard (donc à intégrer au projet ou dossier concerné), d’autres encore pourraient dépendre de certaines activités, etc. L’outil choisi devra vous permettre de gérer tous ces petits détails ; et pour le reste, ce sera à vous de jouer !

6 astuces pour bien gérer son temps et travailler plus efficacement

Certains apprécieront de suivre une stratégie de gestion du temps reconnue, d’autres non. Toutes les stratégies ne sont pas adaptées à tout le monde, et c’est bien pourquoi il en existe autant. Mais comment développer ses compétences en gestion du temps ? Facile ! Voici six astuces pour vous y aider.

1. Reliez vos tâches quotidiennes aux objectifs

Bien gérer son temps, ce n’est pas seulement terminer toutes ses tâches : il s’agit principalement d’identifier le travail important et d’en faire sa priorité. Pour ce faire, vous devez relier vos tâches quotidiennes aux objectifs de l’équipe ou de l’entreprise de façon à repérer les tâches clés à réaliser chaque jour. Or, d’après une étude récente menée auprès de plus de 6 000 travailleurs de la connaissance des quatre coins du monde, seuls 26 % des employés visualisent clairement en quoi leur travail contribue aux objectifs de l’entreprise.

Mais alors, comment coordonner le travail et les priorités à tous les niveaux de l’organisation ? Le mieux consiste à faire appel à un outil de gestion du travail, qui vous permettra de faire le lien entre vos activités quotidiennes et les projets d’équipe d’une part, et les objectifs de l’entreprise d’autre part. Les membres de votre équipe auront ainsi toujours un aperçu optimal de l’influence de leurs actions sur les priorités de l’entreprise.

« Afin de donner la priorité aux bonnes tâches, nous nous servons des OKR pour définir les objectifs trimestriels qui débouchent sur des objectifs semestriels. Chaque semaine, nos chefs d’équipe s’assurent que le travail effectué par leurs équipes participe à ces objectifs. »

– Badrul Farooqi, chef de produit, Figma

2. Hiérarchisez et organisez votre travail

Bien gérer son temps, ce n’est pas seulement terminer toutes ses tâches : il s’agit principalement d’identifier le travail important et d’en faire sa priorité. Pour ce faire, vous devez relier vos tâches quotidiennes aux objectifs de l’équipe ou de l’entreprise de façon à repérer les tâches clés à réaliser chaque jour. Or, d’après une étude récente menée auprès de plus de 6 000 travailleurs de la connaissance des quatre coins du monde, seuls 26 % des employés visualisent clairement en quoi leur travail contribue aux objectifs de l’entreprise.

Mais alors, comment coordonner le travail et les priorités à tous les niveaux de l’organisation ? Le mieux consiste à faire appel à un outil de gestion du travail, qui vous permettra de faire le lien entre vos activités quotidiennes et les projets d’équipe d’une part, et les objectifs de l’entreprise d’autre part. Les membres de votre équipe auront ainsi toujours un aperçu optimal de l’influence de leurs actions sur les priorités de l’entreprise.

3. Prenez de l’avance en fin de journée

Si nos journées de travail semblent souvent se dérouler à un rythme effréné, c’est parce que nous avons déjà pris du retard avant même de commencer. Comme beaucoup, vous consultez vos e-mails tous les matins à la recherche du travail à effectuer en priorité dans la journée ? Rassurez-vous, il existe de meilleures solutions.

Plutôt que de vous creuser la tête chaque matin pour trouver ce que vous avez à faire, consacrez les cinq dernières minutes de la journée à préparer la suivante. Vous saurez ainsi exactement ce à quoi consacrer vos journées, d’où une plus grande motivation à travailler. En outre, c’est une bonne méthode pour s’assurer de réaliser les tâches les plus indispensables au quotidien. Plus besoin de traiter les demandes ou e-mails reçus à 16 h 30 en fin d’après-midi ! Il vous suffit d’intégrer ce travail essentiel à l’emploi du temps du lendemain.

4. Apprenez à dire « non » et à déléguer

Autre avantage lorsque les priorités sont bien définies : vous pouvez identifier le travail moins essentiel beaucoup plus facilement. Refuser de réaliser telle ou telle tâche n’est pas toujours évident, mais tout est plus simple lorsque vous êtes en mesure d’expliquer que ce travail ne répond pas aux priorités actuelles. Établissez vos propres priorités et partagez-les avec les membres de votre équipe. Tout le monde y verra ainsi plus clair.

Si ce travail est nécessaire sans toutefois être une priorité pour vous, envisagez de le déléguer à un autre membre d’équipe. Surtout, gardez à l’esprit que le fait de confier une tâche à quelqu’un d’autre ne veut pas dire qu’elle n’est pas importante, mais que ce travail n’est pas dans vos priorités du moment. La tâche en question pourrait tout simplement demander une expertise différente de la vôtre, par exemple. Lorsque vous réattribuez une tâche, vous devez avant tout veiller à ce qu’elle soit accomplie par la personne la mieux habilitée à la réaliser.

« Pour être sûrs que notre équipe travaille efficacement, nous avons mis en place une stratégie qui consiste à clarifier les responsabilités de l’équipe. Chacun ayant une parfaite visibilité sur son travail, il devient alors plus facile de distinguer les tâches prioritaires du reste. Cette grande transparence contribue à améliorer l’efficacité et la visibilité sur le travail à traiter en priorité par nos équipes. »

– Jay McBride, responsable soutien du développement des formats, Woolworths

5. Vérifiez vos tâches

Outre le fait de « refuser » certaines tâches, vous devez prendre le temps de vous pencher sur les tâches que vous avez décidé d’accomplir il y a quelque temps et sur lesquelles vous travaillez encore actuellement : toutes correspondent-elles encore à vos objectifs d’équipe ?

Si ce n’est pas le cas pour certaines d’entre elles, interrogez-vous quant à la nécessité de les accomplir. Elles ne sont plus essentielles à votre équipe ? Vous pouvez les reporter à plus tard. Elles le sont encore ? Demandez-vous si vous êtes la personne la mieux placée pour les réaliser. Dans le cas contraire, là aussi réfléchissez bien à la ou aux personnes à qui les confier.

6. Listez vos tâches avec un outil plutôt qu’à la main

Vous assurez encore le suivi de vos activités à la main ? Passez à un outil en ligne ! Prendre des notes à la main est certes bien agréable, mais rédiger vos listes de tâches de cette manière est assez peu efficace et peut engendrer problèmes d’organisation, erreurs et oublis.Mieux vaut donc organiser la majeure partie de votre gestion de projet depuis un outil spécifique. Les outils de gestion de projet proposent un large éventail de fonctionnalités qui vous aident à tirer le meilleur parti de votre temps. Avec ce type d’outils, vous pouvez :
  • Coordonner vos activités interfonctionnelles, et suivre précisément qui fait quoi et pour quand.
  • Communiquer au sujet du travail, partager des retours et rendre compte du statut des projets au même endroit.
  • Suivre la progression en temps réel pour savoir exactement où en est le travail.
  • Repérer les échéances et les dépendances de façon à atteindre vos objectifs en toute sérénité.

6 actions simples à entreprendre pour bien gérer son temps

Évidemment, les stratégies de gestion du temps et autres astuces évoquées ci-dessus vous seront utiles. L’inconvénient, c’est que leur mise en place prend du temps. Vous souhaitez vous lancer en cinq minutes ? Aucun souci ! Pour mieux gérer votre temps, commencez déjà par prendre les six mesures suivantes dès maintenant.

1. Désactivez les notifications

Nous passons notre temps à jongler entre les applications, notifications et tâches. D’ailleurs en moyenne, un travailleur de la connaissance bascule jusqu’à 25 fois par jour entre 10 applications. Dans ces conditions, pas étonnant qu’il soit plus difficile de se mettre en condition pour travailler et se concentrer sur la tâche en cours, ni que celle-ci nous prenne plus de temps.

Dès que possible, désactivez vos notifications ou faites appel aux fonctionnalités de type « Ne pas déranger » pour le faire temporairement. Vous pourrez ainsi vous plonger dans le travail de fond tout en faisant savoir à votre équipe que vous les recontacterez ultérieurement. La plupart des outils indiquent aux membres de l’équipe que vous avez temporairement désactivé les notifications et que vous ne pourrez pas leur répondre immédiatement. Ces derniers peuvent cependant décider de contourner cette fonctionnalité si nécessaire, et vous ne serez donc jamais injoignable.

« Pour gagner en productivité, je prévois des blocs de temps entre les réunions pour travailler sur différents projets, en faisant aussi attention à me laisser de courtes pauses. Autre technique utile, mes collègues et moi avons pris l’habitude de signaler en statut Slack que nous sommes en pleine concentration et que nous répondrons aux demandes plus tard. »

– Julia Bersin, principale responsable de la génération de demande, Guru

2. Organisez votre espace de travail

Vous rappelez-vous de l’état impeccable de votre bureau au moment où vous l’avez installé ? Un clavier et un écran, éventuellement un calepin, probablement guère plus… Malheureusement, si vous êtes comme nous, vous avez sûrement dû rapidement dire adieu à ce beau rangement. Au fil du temps, votre bureau a vu s’amonceler papiers, boîtes, livres, notes adhésives et autres câbles esseulés.

Là tout de suite, vous vous dites certainement qu’un bureau désordonné, ce n’est pas bien grave. Pourtant, le fouillis qui nous entoure peut se répercuter sur notre état d’esprit et affecter notre concentration. Faites une pause de cinq minutes pour ranger votre bureau : jetez les papiers devenus inutiles, rangez vos livres de façon bien ordonnée et enroulez les câbles qui traînent. Vous parviendrez certainement bien mieux à vous concentrer lorsque vous reprendrez le travail.

3. Regroupez les tâches similaires

Chaque fois que vous passez d’une tâche à une autre, votre cerveau doit rechercher les informations et le contexte associés à la nouvelle tâche, et les faire se rappeler à votre bon souvenir. Pour lui, c’est l’histoire de quelques secondes à peine, mais jongler constamment entre tâches et projets l’oblige à faire des heures supplémentaires.

Les conséquences sont simples : une baisse de la productivité, mais aussi une plus grande fatigue en fin de journée. C’est pourquoi il est plus judicieux de regrouper les tâches similaires ensemble. Si possible, faites en sorte de travailler sur toutes les tâches liées à un même projet ou livrable au sein d’un unique bloc de temps. Vous perdrez ainsi moins de temps à changer de contexte et pourrez en consacrer davantage aux activités à plus haute valeur ajoutée.

« Dans le domaine de la planification en particulier, travailler sur des groupes de tâches nous aide grandement à les hiérarchiser, tout en gérant le travail en cours et à venir de façon dynamique. »

– Alex Maroldi, directeur commercial, Youth to the People

4. Traitez les petites tâches entre deux réunions ou heures de concentration intensive

Vous aussi, tous les jours, vous avez certainement à effectuer plusieurs petites tâches qui vous prennent cinq à dix minutes : réponses de quelques lignes à un membre de l’équipe, coquille à corriger dans un document, envoi d’un formulaire demande de travail à un collègue, etc.

Dans ce cas, conservez ce type de tâches là où elles seront aisément visibles, par exemple au sein d’un outil de gestion du travail, sans plus vous y intéresser dans l’immédiat. Réservez-les aux quelques minutes de libre que vous avez entre deux réunions ou après le repas, lorsque vous vous remettez en condition pour travailler. Non seulement vous aurez la satisfaction de pouvoir vous en occuper rapidement, mais cela vous évitera aussi de gaspiller une énergie précieuse, que vous pourriez consacrer à des tâches plus complexes.

5. Ne cherchez plus à tout faire en même temps

Pour faire simple, notre capacité à être multitâche relève du mythe. Nous avons l’impression de pouvoir faire plusieurs choses à la fois, mais dans les faits, nous obligeons notre cerveau à passer rapidement d’une tâche à une autre. À chaque fois, le cerveau doit rechercher les informations et le contexte associés à la tâche concernée. Non seulement cela lui demande plus d’efforts que de se focaliser sur une seule tâche, mais il en ressort totalement épuisé.

Au lieu d’essayer de tout faire à la fois, concentrez-vous sur une seule tâche pour une expérience de travail optimale ou « flow ». Mais qu’est-ce que le flow, nous direz-vous ? Il s’agit d’un état d’hyper-concentration dans lequel nous sommes en quelque sorte en état de grâce. Une fois « dans le flow », nous sommes en mesure de travailler plus efficacement, notre cerveau se focalisant sur une seule tâche en même temps.

6. Faites des pauses

Cette astuce pourrait sembler contre-intuitive à première vue, mais l’une des meilleures méthodes pour mieux gérer son temps consiste à faire des pauses. Lorsque nous avons du travail en retard, nous avons tendance à travailler plus. Or, ce dont notre cerveau a besoin, c’est de temps pour se reposer et reprendre ses esprits. Si vous travaillez trop et que cela vous mène au surmenage, vous ne parviendrez plus à faire quoi que ce soit et encore moins à vous occuper des tâches essentielles.

Vous avez du mal à faire des pauses ? Vous n’êtes pas un cas isolé ! D’après nos études, 32 % des travailleurs de la connaissance se sentant surmenés indiquent que leur incapacité à se déconnecter du travail et à se détendre a contribué à leur état. N’étant pas en mesure de se reposer, ils sombrent dans le burnout et ne peuvent donc plus s’arrêter, et ainsi de suite… un vrai cercle vicieux !

Si vous éprouvez des difficultés à faire des pauses aux moments opportuns, vous pouvez les programmer sur votre agenda. À chaque pause indiquée sur ce dernier, cessez le travail quoi qu’il arrive, ne serait-ce que pour vous lever et faire quelques étirements. Appliquer cette résolution peut-être un peu stressante au départ vous permettra de vous sentir mieux par la suite.

« Pour éviter tout surmenage en télétravail, à l’heure du numérique, vous devez trouver des moyens de vous éloigner de l’écran et prendre le temps dont vous avez besoin. Je vous conseille aussi vivement de vous laisser aller à danser et vous défouler pendant une petite minute. »

– Elise Melendez, directrice marketing, American Marketing Association

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